Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Wir freuen uns, dass Sie sich bei der Solvares Group beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist das jeweilige Unternehmen innerhalb der Solvares Group, für welches die Stelle, auf die Sie sich bewerben, ausgeschrieben ist.
Sie können dieses Unternehmen der jeweiligen Stellenbeschreibung entnehmen. Stellen sind an den jeweiligen unterschiedlichen Standorten für die folgenden Unternehmen der Solvares Group regelmäßig ausgeschrieben:
Solvares Holding GmbH
Schlosskoppelweg 8, 24226 Heikendorf · Telefon: +49 431 23971-0
Solvares Group GmbH
Schlosskoppelweg 8, 24226 Heikendorf · Telefon: +49 431 23971-0
Solvares FSM GmbH
Schlosskoppelweg 8 · 24226 Heikendorf · Telefon: +49 431 23971-0
Peter-Huppertz-Straße 5 · 51063 Köln · Telefon: +49 431 23971-0
Grillparzerstraße 10 · 81675 München · Telefon: +49 89 542433-0
Solvares Logistics GmbH
Werner-Otto-Straße 8 · 22179 Hamburg · Deutschland · Telefon: +49 40 4149600
Lina-Ammon-Str. 19 · 90471 Nürnberg · Deutschland · Telefon: +49 911 45009-311
impactit GmbH
· Vienna Twin Tower ·
Wienerbergstraße 11/B14 · 1100 Wien / Österreich ·Telefon: +43 (0) 1 2531516
2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder Ihrer Rechte erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter DSB-SOLVARES@intersoft-consulting.de.
3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind oder als optional angegeben werden können. Dazu zählen folgende Datenkategorien:
Bewerberstammdaten (Vorname, Name, E-Mail, Telefonnummer, Stellenposition, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit)
Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf)
Kommunikations-/Prozessdaten (Korrespondenz, Termin- und Interviewdaten, Notizen)
Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen und Qualifikationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.
Zusätzlich können im Rahmen eines digitalen Erstgespräches über Microsoft Teams insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Benutzer-/Anzeigename, E-Mail-Adresse, Termin- und Teilnehmerdaten, Kommunikations- und Verbindungsdaten sowie - sofern Sie Kamera und Mikrofon nutzen - Bild- und Tondaten.
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.
5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
5.1. Durchführung des Bewerbungsverfahren, inkl. Entscheidung über Anstellung
Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden oben angegebenen Angaben von Ihnen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position.
Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren, erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung. Nähere Informationen, ob dies für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, zutrifft, finden Sie in der jeweiligen Stellenausschreibung oder diese werden Ihnen im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt.
Soweit wir Vorstellungsgespräche digital durchführen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation und Durchführung von Videointerviews über Microsoft Teams. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, da die Verarbeitung der Durchführung des Bewerbungsverfahrens dient.
Sofern wir Sie zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen und eine Erstattung angemessener Reisekosten vorsehen, verarbeiten wir die von Ihnen hierfür bereitgestellten Daten zum Zwecke der Prüfung, Abrechnung und Auszahlung der Reisekostenerstattung. Hierzu gehören insbesondere Angaben zur Reise, Kostenbelege und ggfls. Bankverbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen.
5.2. Aufnahme in den Talentpool
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in unseren Talent-Pool auf, um Sie bei künftig passenden Vakanzen zu berücksichtigen und zu kontaktieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig, hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. per E-Mail an career@solvares,com, die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, bleibt unberührt.
5.3. Gruppenweite Bewerbung innerhalb der Solvares Gruppe
Wenn Sie sich bei uns innerhalb der Solvares Group auf eine Stelle bewerben, besteht auch jederzeit die Möglichkeit, uns Ihre Einwilligung zu erteilen, dass wir Ihre Bewerbung in allen in Betracht kommenden Gesellschaften unserer Group prüfen. Wenn Sie dies nicht wünschen, wird Ihre Bewerbung ausschließlich in der Gesellschaft genutzt, bei der Sie sich bewerben. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, leiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen an die anderen Unternehmen der Solvares Group weiter. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO. Es handelt sich um die in Ziffer Nr. 1 aufgeführten Unternehmen.
5.4. Weitere Nutzung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren
Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich sein sollte. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hier in der Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren. Hierfür ist eine Verarbeitung der Beweiszwecken in unserem Interesse
5.5. Nutzung Ihrer Daten, falls ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden hauptsächlich durch die jeweilige Ansprechperson im Personalbereich der jeweiligen Solvares-Gesellschaft und den/die Fachbereichsleiter:in, der/die Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen:
Personalabteilung
Fachbereichsleiter:in der jeweiligen Position, auf die Sie sich bewerben
Kolleg:innen aus dem direkten Arbeitsumfeld der Rolle
Management
Buchhaltung (soweit dies zur Abwicklung einer Reisekostenerstattung erforderlich ist)
Andere Solvares-Gesellschaften (nach erteilter Einwilligung):
Solvares Holding GmbH
Solvares Group GmbH
Solvares FSM GmbH
Solvares Logistics GmbH
impactit GmbH
Externe Dienstleister:
Für das Bewerbungsverfahren nutzen die in Ziffer 1. genannten Stellen die Personalmanagementsoftware der Personio SE & Co. KG. Diese wurden datenschutzkonform als Auftragsverarbeiter eingebunden und verarbeitet die für die Bewerbung übermittelten, personenbezogenen Daten im Auftrag der Solvares Group GmbH zum Zwecke des Bewerbermanagements.
Für die Durchführung digitaler Erstgespräche nutzen wir Microsoft Teams und greifen insoweit auf die Leistungen von Microsoft zurück.
7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Eine Übermittlung in ein Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Soweit wir Microsoft Teams einsetzen, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgen. Eine Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes. Soweit eine Drittlandübermittlung nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt diese auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses. Die Microsoft Corporation, USA ist nach EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).
8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs (6) Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten im Talentpool Ihre Einwilligung erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für drei (3) weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
Daten, die im Zusammenhang mit einer Reisekostenerstattung verarbeitet werden, speichern wir darüber hinaus solange, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erforderlich ist.
9. Welche Rechte stehen Ihnen in Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
9.1. Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9.2. Beschwerderecht
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Grundsätzlich ist dies die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem die jeweilige Solvares-Gesellschaft ihren Sitz hat.
9.3. Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen
Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
11. Verschlüsselung und Sicherheit
Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Alle unserer Mitarbeiter und alle an der Datenverarbeitung beteiligten Dritten sind auf das Bundesdatenschutzgesetz und den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Bei der Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Bei der Kommunikation mit uns setzen wir die TLS-Verschlüsselungstechnik ein, um Ihre Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen. Unsere Sicherungsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überarbeitet.
12. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.
Stand: März 2026